Microsoft 365 Copilot oder Gemini in Google Workspace: Was passt zu kleinen Firmen?

Preise für kleine Firmen (Stand Oktober 2026)

Microsoft: Laut der deutschen Microsoft-Seite kostet Microsoft 365 Business Standard zusammen mit Microsoft 365 Copilot Business 20,36 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, monatlich kündbar 24,43 Euro. Business Premium mit Copilot kostet 27,73 Euro bei Jahresabrechnung. Wer schon ein passendes Business-Abo hat, kann Copilot Business für 18,20 Euro pro Nutzer und Monat hinzubuchen; Microsoft wirbt mit einem Aktionspreis von 15,60 Euro, den du bis zum 31. Dezember 2026 abschließen kannst. Der Sonderpreis gilt laut Microsoft nur im ersten Vertragsjahr und setzt ein Jahresabo voraus, das sich automatisch verlängert. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Für den Europäischen Wirtschaftsraum gibt es außerdem günstigere Varianten ohne Teams.

Google: Laut der deutschen Preisseite kostet Business Starter 6,80 Euro, Business Standard 13,60 Euro und Business Plus 21,10 Euro pro Nutzer und Monat, jeweils ohne Steuern. Diese Preise gelten bei einjähriger Vertragsdauer, die Google mit 16 Prozent Ersparnis bewirbt; abgerechnet wird monatlich. Gemini ist darin enthalten. Für Neukunden wirbt Google außerdem mit zeitlich begrenzten Einführungsrabatten. Maßgeblich ist der Preis vor Abschluss der Registrierung.

Unsere Einordnung: Für ein Büro mit Mail, Dokumenten und KI ist Google im Grundpreis deutlich günstiger. Der Vergleich ist aber nur fair, wenn du gleiche Leistungen nebeneinanderstellst, etwa Speicher, Videokonferenzen und Sicherheitsfunktionen.

Was die KI im Alltag kann

Microsoft 365 Copilot arbeitet laut Microsoft in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams: Texte entwerfen und zusammenfassen, Daten in Excel auswerten, Präsentationen aus Notizen bauen und Besprechungen in Teams zusammenfassen. Dazu kommen fertige Agenten wie ein Recherche- und ein Analyse-Agent und Copilot Studio, mit dem man eigene Agenten erstellt. Den einfacheren Copilot Chat gibt es laut Microsoft für Nutzer mit berechtigtem Microsoft-365-Abo ohne Aufpreis; erst die Copilot-Lizenz verbindet ihn mit E-Mails, Dateien und Terminen der Firma.

Gemini in Google Workspace ist laut Google in Business Starter in Gmail enthalten, dazu gibt es einen Basiszugang zur Gemini-App und das Videowerkzeug Google Vids mit KI. Ab Business Standard steckt Gemini auch in Docs, Tabellen, Präsentationen, Drive, Meet und Chat; dazu kommen erweiterter Zugriff auf die stärksten Google-Modelle, das Recherche-Werkzeug Gemini Notebook und Workspace Studio für einfache KI-Automatisierungen. Mehr Bild- und Videogenerierung, mehr Automatisierungen und den Live-Dolmetscher verkauft Google als separates Add-on.

Datenschutz: Was die Anbieter zusagen

Microsoft: Laut Microsoft bleiben Eingaben und Antworten mit dem sogenannten Enterprise Data Protection innerhalb der Grenzen des Microsoft-365-Dienstes, was keine Aussage über den Standort ist, und werden nicht zum Training der Sprachmodelle genutzt. Eingaben und Antworten werden nach euren Aufbewahrungsrichtlinien protokolliert und lassen sich für rechtliche Prüfungen durchsuchen.

Google: Laut Googles Datenschutzseite für generative KI in Workspace werden Eingaben als Kundendaten behandelt. Google nutzt sie nicht ohne vorherige Erlaubnis zum Training, und Inhalte werden ohne Erlaubnis nicht von Menschen geprüft.

Beides sind Herstellerangaben, die wir nicht unabhängig überprüfen können. Für eine Firma in Deutschland zählt am Ende, was im Vertrag und im Auftragsverarbeitungsvertrag steht.

Datenspeicherung in Europa (Herstellerangaben)

Microsoft: Microsoft verweist auf die sogenannte EU-Datengrenze, eine Zusage, Kundendaten und personenbezogene Daten der erfassten Dienste innerhalb der EU zu speichern und zu verarbeiten. Eine wichtige Ausnahme: Wenn in Copilot für Word, Excel oder PowerPoint Modelle von Anthropic zum Einsatz kommen, findet deren Verarbeitung laut Microsoft außerhalb der EU-Datengrenze statt. Im November 2025 hatte Microsoft zudem angekündigt, Copilot-Anfragen ab 2026 auch in Deutschland zu verarbeiten; so berichtete es damals auch heise. Diese Länderzusage hat Microsoft im April 2026 geändert: Für Länder der EU und der EFTA ist nun eine Verarbeitung auf regionaler Ebene im Rahmen der EU-Datengrenze vorgesehen, nicht mehr gezielt in Deutschland.

Google: Laut Google enthalten Business Standard und Business Plus die einfache Stufe der sogenannten Datenregionen. Damit werden auch Gemini-Eingaben und -Antworten im Ruhezustand in der gewählten Region gespeichert, zum Beispiel in Europa. Dass sie auch während der Verarbeitung in der Region bleiben, gilt laut Google erst mit den Enterprise-Datenregionen, etwa in Enterprise Plus oder als kostenpflichtiges Add-on. Business Starter enthält keine Datenregionen.

Was zu welcher Firma passt

Die folgende Einordnung ist eine redaktionelle Empfehlung auf Basis der Herstellerangaben, kein eigener Praxistest.

Microsoft 365 Copilot passt, wenn eure Arbeit in Word, Excel, Outlook und Teams stattfindet, ihr viele Office-Dateien mit Kunden austauscht und bereit seid, pro Person einen deutlichen Aufpreis für die KI zu zahlen. Ein Vorteil ist die EU-Datengrenze für Speicherung und Verarbeitung, allerdings nicht für Anthropic-Modelle in Word, Excel und PowerPoint.

Gemini in Google Workspace passt, wenn ihr im Browser arbeitet, Gmail und Google Docs nutzt oder günstig starten wollt. Für die meisten kleinen Firmen ist Business Standard die sinnvolle Stufe, weil Gemini erst dort in Docs, Tabellen und Meet steckt.

Unsere Einschätzung: Ein Wechsel des ganzen Büropakets nur wegen der KI lohnt sich selten, denn der Umzug von Mails, Dateien und Gewohnheiten ist ein eigenes Projekt.