KI für Vereine und Ehrenamt: Newsletter, Protokolle, Gratis-Angebote und Datenschutz

Wofür Vereine KI heute schon nutzen

KI ist im Ehrenamt längst angekommen. Für eine Studie der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) wurden 2025 1.235 ehren- und hauptamtlich Tätige befragt. 73 Prozent von ihnen nutzen KI. Verbindliche Regeln, etwa zum Datenschutz, gibt es aber nur in 9 Prozent der Organisationen.

In einem Online-Seminar der DSEE vom März 2026 nennt die Referentin typische Einsätze: Newsletter, Protokolle, Beiträge für soziale Netzwerke, Bilder und sogar Förderanträge. Ihr wichtigster Rat: Alles, was die KI liefert, ist ein Entwurf. Zahlen, Termine und Orte prüft ein Mensch, am besten nach dem Vier-Augen-Prinzip. Die Verantwortung für den Rahmen trägt der Vorstand.

Unsere Einordnung: Am meisten Zeit spart KI bei wiederkehrenden Texten, etwa der Einladung zur Mitgliederversammlung aus Stichpunkten, dem Vereinsnewsletter in einfacher Sprache oder dem Text für den Flyer zum Sommerfest. Wenn du noch nie mit einem Chatbot gearbeitet hast, hilft dir unser Beitrag zu den ersten fünf Alltagsaufgaben mit kostenloser KI.

Kostenlose und vergünstigte Angebote für gemeinnützige Vereine

Google for Nonprofits steht laut Google auch Organisationen in Deutschland offen, die als gemeinnützig registriert sind; geprüft wird über den Partner Goodstack. Im kostenlosen Paket Google Workspace for Nonprofits sind laut Google die Gemini-App und Gemini Notebook enthalten, für bis zu 2.000 Nutzerinnen und Nutzer. Gemini direkt in Gmail und Docs gibt es nur in kostenpflichtigen, für Non-Profits vergünstigten Editionen.

Microsoft verlangt einen anerkannten gemeinnützigen Status. Ausgeschlossen sind laut Microsoft unter anderem professionelle und semiprofessionelle Sportverbände, Berufsverbände und politische Organisationen. Die Lizenzen sind für Beschäftigte und Ehrenamtliche gedacht, nicht für Vereinsmitglieder. Für Microsoft 365 Business Basic vergibt Microsoft laut eigener Angabe weiterhin bis zu 300 gespendete, also kostenlose Lizenzen. Diese dürfen laut Microsoft nur bezahlte Beschäftigte und ehrenamtliche Führungskräfte wie der Vorstand nutzen; für andere Ehrenamtliche brauchst du vergünstigte Lizenzen. Die kostenlosen Spendenlizenzen für Microsoft 365 Business Premium hat Microsoft laut Stifter-helfen ab Juli 2025 eingestellt. Über Stifter-helfen, das IT-Portal des Hauses des Stiftens, kosten weitere Lizenzen für Microsoft 365 Business Basic laut Preisliste 1 Euro pro Nutzer und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Der KI-Chat Copilot Chat ist laut Microsoft ohne Aufpreis enthalten. Microsoft 365 Copilot Business, also KI direkt in Word, Outlook und Excel, kostet bei Stifter-helfen ab 218,40 Euro pro Nutzer und Jahr. Für Business Premium nennt Stifter-helfen auf zwei Seiten unterschiedliche Preise, maßgeblich ist der aktuelle Katalog.

Canva gibt registrierten gemeinnützigen Organisationen Canva Pro für bis zu 50 Personen kostenlos, zum Gestalten von Flyern, Plakaten und Bildern. In den Teilnahmeregeln schließt Canva professionelle und kommerzielle Sportorganisationen sowie „gesellschaftliche Vereine“ aus; auf der Hilfeseite nennt Canva Sportvereine allgemein als nicht berechtigt. Sportvereine sollten deshalb vor dem Antrag genau nachlesen.

Kostenlose Lernvideos und Webinare zu KI im Verein bietet das Haus des Stiftens mit Unterstützung von Microsoft unter dem Namen KI verein(t) an.

Newsletter, Protokolle, Flyer: so gehst du praktisch vor

Für den Anfang reicht ein allgemeiner Chatbot. ChatGPT gibt es kostenlos; laut Notebookcheck kostet ChatGPT Go in Deutschland 8 Euro und Plus 23 Euro im Monat.

Beim Protokoll schreibst du zuerst deine Notizen und lässt dabei alles weg, was auf eine bestimmte Person schließen lässt. Namen und Adressen zu streichen reicht laut Datenschutzkonferenz meist nicht, denn auch aus dem Zusammenhang kann man Personen erkennen. Eine Funktion wie „Kassenwartin“ verrät in einem kleinen Verein oft genauso, um wen es geht, ebenso ein bestimmter Vorfall. Schreib deshalb allgemein, etwa „ein Vorstandsmitglied berichtet“. Dann bittest du die KI, daraus ein gegliedertes Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben zu machen. Die DSEE-Referentin rät, Protokolle mit Personenbezug gar nicht erst in offene KI-Werkzeuge zu geben. Für Newsletter und Einladungen hilft eine genaue Anweisung: Zielgruppe, Ton, Länge, Datum, Ort und was nicht hineingehört.

Vorsicht bei allem, was die Gemeinnützigkeit betrifft. Laut DSEE-Seminar gehören Zuwendungsbestätigungen und Satzungstexte nach den amtlichen Mustern erstellt und nicht von einer KI umformuliert. Bei Bildern gilt: Fotos von Personen brauchen deren Einwilligung, auch wenn eine KI sie in ein neues Bild einbaut, und bei Bildern aus dem Netz musst du die Nutzungsrechte prüfen.

Mitgliederdaten und DSGVO

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg erinnert an die Grundregeln: Ein Verein darf nur die Daten erheben, die für die Mitgliedschaft nötig sind. Jede Funktionsperson darf nur die Daten kennen, die sie für ihre Aufgabe braucht, und die Daten dürfen grundsätzlich nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden. Schon ein Dachverband gilt dabei als fremde Stelle. Für einen KI-Anbieter gilt das erst recht.

Daraus folgt: Mitgliederlisten, E-Mail-Adressen, Geburtstage oder Gesundheitsangaben, etwa aus dem Reha-Sport, gehören nicht in einen offenen Chatbot. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt für die Arbeit mit KI eigene Konten der Organisation statt privater Konten, ein abgeschaltetes Training mit den Eingaben und, wenn ein Anbieter personenbezogene Daten für euch verarbeitet, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. In den Privatversionen von ChatGPT kann OpenAI Eingaben laut eigener Aussage zum Training nutzen; das lässt sich in den Datenkontrollen abschalten.

Unsere Einordnung: Ein Vereinskonto über ein Non-Profit-Programm hat neben dem Preis einen zweiten Vorteil. Wenn jemand das Amt abgibt, bleiben Zugänge und Dokumente beim Verein und nicht auf einem privaten Konto.