KI für Handwerker: Angebote, Telefon, Dokumentation und Datenschutz

Wo KI im Handwerksbetrieb heute hilft

Die meiste Zeit, die KI im Handwerk spart, liegt im Büro und nicht auf der Baustelle. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks sammelt Praxisbeispiele aus Betrieben. Dazu gehören ein Anrufbeantworter, der mitdenkt, Chatbots für Kundenanfragen rund um die Uhr, Angebote auf Knopfdruck und Schulungsunterlagen, die mit ChatGPT erstellt wurden.

Grob gibt es drei Arten von Werkzeugen. Erstens allgemeine Chatbots wie ChatGPT oder Gemini, die Texte schreiben, erklären und Fotos verstehen. Zweitens KI-Telefonassistenten, die eingehende Anrufe annehmen. Drittens Handwerkersoftware für Angebote, Rechnungen und Projekte, in die Hersteller inzwischen KI-Funktionen einbauen.

Unsere Einordnung: Für den Einstieg reicht oft ein allgemeiner Chatbot. Branchensoftware lohnt sich eher, wenn du ohnehin Angebote, Aufmaß und Rechnungen digital in einem System machen willst.

Angebote und Dokumentation

Mit einem allgemeinen Chatbot kannst du aus Stichpunkten einen freundlichen Angebotstext, eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde oder einen Bautagesbericht formulieren lassen. ChatGPT und Gemini gibt es kostenlos. Laut Notebookcheck kostet ChatGPT Go in Deutschland 8 Euro und Plus 23 Euro im Monat. Google AI Pro kostet laut Google 21,99 Euro im Monat.

Handwerkersoftware geht einen Schritt weiter. Plancraft wirbt damit, dass seine KI aus Notizen, Sprachaufnahmen, Bildern, Aufmaßen oder Preislisten einen Angebotsentwurf erstellt. Der kleinste Tarif kostet laut Preisseite 59,90 Euro im Monat bei Jahreszahlung oder 74,90 Euro bei monatlicher Zahlung, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Bei HERO beginnt der Plan HERO Select laut Preisseite bei 69 Euro im Monat bei Jahreszahlung oder 79 Euro bei monatlicher Zahlung, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. KI-Funktionen wie die Anrufannahme gibt es dort erst ab dem Plan HERO OS für 119 Euro bei Jahreszahlung oder 135 Euro bei monatlicher Zahlung, ebenfalls zuzüglich Mehrwertsteuer.

Wichtig: Die Datenschutzaufsichtsbehörden betonen, dass KI-Ergebnisse keinen Anspruch auf Richtigkeit haben. Mengen, Preise und technische Angaben in einem Angebot musst du immer selbst prüfen.

Telefon: Wenn eine KI Anrufe annimmt

KI-Telefonassistenten nehmen Anrufe an, fragen das Anliegen ab und schicken dir eine Zusammenfassung. Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg hat in einem Erfahrungsbericht die Einführung eines solchen Assistenten in einem Hörakustikbetrieb beschrieben. Ziel war, dass das Team Beratungen ungestört führen kann und Terminanfragen trotzdem erfasst werden.

Beispiele für Preise: IONOS nennt für seinen KI-Telefonassistenten 39 Euro im Monat mit 30 Anrufen, 69 Euro mit 100 Anrufen und Terminbuchung sowie 99 Euro mit allen Anrufen, jeweils inklusive Mehrwertsteuer. Plancraft hat laut Preisseite einen KI-Empfang in allen Tarifen, den es laut Hilfe-Center auch einzeln kostenlos gibt. Enthalten sind 60 Credits im Monat, jede angefangene Gesprächsminute kostet einen Credit. Sind sie verbraucht, nimmt die KI keine Gespräche mehr an, die Anrufe werden nur noch protokolliert. Größere Kontingente kosten extra, ab 89,90 Euro im Monat oder 79,90 Euro für plancraft-Kunden, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer.

Rechtlich gilt: Seit dem 2. August 2026 müssen KI-Systeme, die direkt mit Menschen sprechen, laut EU-Kommission so gestaltet sein, dass die Person erfährt, dass sie mit einer KI redet, außer das ist offensichtlich. Die IT-Recht Kanzlei empfiehlt eine Ansage zu Beginn, die auf KI und Aufzeichnung hinweist, auf weitere Datenschutzinfos verweist und die Einwilligung abfragt. Außerdem brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter und einen Datenschutzhinweis, am besten auf deiner Website.

Fotos von Schäden auswerten

Viele Chatbots verstehen Bilder. Bei Gemini kannst du laut Google im Gespräch per Gemini Live die Handykamera einschalten und zeigen, was du siehst, zum Beispiel ein unbekanntes Bauteil oder einen Feuchteschaden. ChatGPT kann ebenfalls Fotos auswerten; in der Gratisversion sind Bild-Uploads laut OpenAI begrenzt.

Das ist nützlich, um ein Teil zu benennen, eine Kundenmeldung zu verstehen oder einen Schaden für die Dokumentation zu beschreiben.

Unsere Einordnung: Eine KI-Beschreibung ist kein Gutachten und keine Diagnose. Die fachliche Bewertung bleibt bei dir. Achte außerdem darauf, was auf dem Foto zu sehen ist. Gesichter, Namen am Klingelschild oder private Unterlagen in der Wohnung der Kundschaft sind personenbezogene Daten. Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass es meist nicht reicht, nur Namen und Anschriften zu entfernen, um Personenbezug zu vermeiden.

Datenschutz und Pflichten für den Betrieb

Die Datenschutzkonferenz, also die deutschen Aufsichtsbehörden, empfiehlt für die berufliche Nutzung: Der Betrieb stellt Geräte und Konten bereit, statt dass Beschäftigte private Konten nutzen. In diesen Konten sollte das Training mit Eingaben abgeschaltet und der Verlauf nicht über die Sitzung hinaus gespeichert werden. Wer eine KI eines externen Anbieters für eigene Zwecke einsetzt, braucht in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der DSGVO.

Beispiel OpenAI: In den Privatversionen von ChatGPT kann OpenAI Inhalte zum Training nutzen, das lässt sich in den Datenkontrollen abschalten. Bei ChatGPT Business nutzt OpenAI Eingaben laut eigener Aussage standardmäßig nicht zum Training.

Die IHK München erinnert daran, dass auch die Informationspflichten der DSGVO gelten, du also Kundschaft über die Verarbeitung informieren musst.

Der AI Act verpflichtet Betriebe außerdem zur Förderung von KI-Kompetenz. Seit einer Änderung im Juli 2026 müssen Anbieter und Betreiber laut der Kanzlei White & Case Maßnahmen ergreifen, um ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu unterstützen, statt sie sicherzustellen. Eine kurze Einweisung und klare Regeln, was in die KI darf und was nicht, sind ein guter Anfang.