KI für Selbstständige: Tools, Preise in Euro und was die DSGVO verlangt

Welche Aufgaben KI Selbstständigen abnimmt

Am meisten Zeit spart KI bei wiederkehrender Schreibarbeit: Angebote und Kundenmails vorformulieren, ein Konzept gliedern, einen langen Text zusammenfassen oder eine Präsentation entwerfen. Dafür eignen sich allgemeine Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Gemini.

Dazu kommen Spezialwerkzeuge. DeepL übersetzt Texte und ganze Dokumente. Buchhaltungsprogramme wie sevdesk lesen laut Anbieter gescannte Belege aus, ordnen sie Kontobewegungen zu und schlagen eine Buchungskategorie vor. Microsoft 365 hat Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Outlook eingebaut, laut Microsoft auch in Teams für Videoanrufe, und erzeugt Bilder.

Unsere Einordnung: Ein Werkzeug, das du täglich nutzt, bringt mehr als fünf, die du ausprobierst. Fang mit dem an, was zu deinen vorhandenen Programmen passt, zum Beispiel Copilot, wenn du ohnehin Microsoft 365 nutzt.

Was die Werkzeuge kosten (Stand Oktober 2026)

ChatGPT: kostenlos nutzbar. Laut Notebookcheck kostet Go in Deutschland 8 Euro und Plus 23 Euro im Monat.

Claude: Anthropic nennt für Pro 20 US-Dollar im Monat bei monatlicher Zahlung oder 17 US-Dollar bei Jahreszahlung, jeweils ohne Steuern. Den Euro-Betrag siehst du erst beim Bezahlen.

Gemini: Google nennt in Euro Google AI Plus für 4,99 Euro und Google AI Pro für 21,99 Euro im Monat.

Microsoft 365 Single mit Copilot: 10 Euro im Monat oder 99 Euro im Jahr laut Microsoft.

DeepL Pro: Der Tarif für Einzelpersonen kostet laut DeepL 7,49 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung, inklusive Mehrwertsteuer.

sevdesk: Der Tarif Buchhaltung mit KI-gestützter Belegerfassung kostet laut Preisseite regulär 25,90 Euro im Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, bei monatlicher wie bei jährlicher Zahlung. Dazu kommen zeitlich begrenzte Startrabatte: Beim Prüfen waren es 10,36 Euro im Monat für drei Monate bei monatlicher oder für sechs Monate bei jährlicher Zahlung, danach gilt der reguläre Preis.

Achtung bei Vergleichen: Manche Anbieter nennen Brutto-, andere Nettopreise, und manche nur Dollar. Maßgeblich ist der Betrag im Bestellvorgang.

Kundendaten und DSGVO

Die Verbraucherzentralen raten privaten Nutzern, keine persönlichen oder sensiblen Daten in KI-Chatbots einzugeben. Für Selbstständige ist das oft nicht durchzuhalten, denn Angebote und Mails enthalten Namen und Kundendetails. Dann gelten die Regeln der DSGVO.

Die Datenschutzkonferenz, also die deutschen Aufsichtsbehörden, empfiehlt für die berufliche Nutzung eigene geschäftliche Konten statt privater. Das Training mit Eingaben sollte abgeschaltet sein, und der Verlauf sollte nicht über die Sitzung hinaus gespeichert werden. Wer die KI eines externen Anbieters für eigene Zwecke nutzt, braucht in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO.

Zu den Anbietern: In den Privatversionen von ChatGPT kann OpenAI Inhalte zum Training verwenden, du kannst das in den Datenkontrollen abschalten. Bei ChatGPT Business nutzt OpenAI laut eigener Aussage Eingaben standardmäßig nicht zum Training. DeepL schreibt, bei Pro-Kunden würden Texte nach der Verarbeitung gelöscht, sofern nichts anderes vereinbart ist, und nie zum Training genutzt. Die Ausnahme: Übersetzungen, die du bewusst speicherst, etwa über gespeicherte Übersetzungen oder Glossare, bleiben in deinem Konto.

Die IHK München erinnert an die Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO: Deine Kundschaft muss erfahren, wie ihre Daten verarbeitet werden. Und die Datenschutzkonferenz betont, dass KI-Ergebnisse kritisch geprüft werden müssen, weil sie falsch sein können.

KI-Kompetenz nach dem AI Act

Der europäische AI Act enthält in Artikel 4 eine Pflicht zur KI-Kompetenz. Laut IHK München gilt sie seit dem 2. Februar 2025 für Unternehmen, die KI einsetzen, gegenüber ihren Mitarbeitenden.

Im Juli 2026 wurde diese Pflicht durch eine Änderungsverordnung abgeschwächt. Laut der Kanzlei White & Case müssen Anbieter und Betreiber nun Maßnahmen ergreifen, um eine ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten, zu unterstützen. Vorher hieß es, sie müssten diese Kompetenz sicherstellen.

Praktisch heißt das für kleine Betriebe mit Mitarbeitenden oder freien Helfern: kurz erklären, welche KI genutzt wird, was hineindarf und was nicht, und dass Ergebnisse geprüft werden müssen. Das schriftlich festzuhalten, ist ein einfacher Nachweis.

Unsere Einordnung: Wer ganz allein arbeitet, hat keine Beschäftigten zu schulen. Die Grundlagen zu kennen, schützt dich trotzdem vor Fehlern gegenüber Kunden.