KI-Telefonassistent einfach erklärt: Kosten und Regeln

Was ein KI-Telefonassistent ist und wie er funktioniert

Ein KI-Telefonassistent ist ein Programm, das Anrufe annimmt und mit den Anrufern spricht. Anders als ein Anrufbeantworter hört er nicht nur zu, sondern fragt nach: Wer ruft an, worum geht es, wann passt ein Termin? Und anders als ein altes Sprachmenü mit „Drücken Sie die 1“ führt er laut IONOS natürliche Gespräche in ganzen Sätzen.

Technisch können drei Bausteine zusammenarbeiten. OpenAI beschreibt in seiner Entwicklerdokumentation diese Kette: Zuerst wandelt eine Spracherkennung das Gesprochene in Text um. Dann entscheidet ein Sprachmodell, also dieselbe Art KI wie hinter ChatGPT, was als Nächstes passiert, etwa eine Rückfrage, ein Blick in den Kalender oder eine Weiterleitung. Zum Schluss liest eine Sprachausgabe die Antwort mit künstlicher Stimme vor. Daneben gibt es laut OpenAI Systeme, bei denen ein einziges Modell Sprache direkt versteht und selbst spricht.

Damit der Assistent deine Anrufe bekommt, brauchst du meist keine neue Nummer. Bei IONOS und HalloPetra richtest du laut Anbieter eine Rufumleitung von deiner bisherigen Nummer auf eine Nummer des Dienstes ein. IONOS schreibt, du entscheidest selbst, wann der Assistent einspringt. Nach jedem Gespräch bekommst du in der Regel eine Zusammenfassung, bei IONOS zum Beispiel per E-Mail mit Rufnummer und Anliegen.

Was er kann und wo seine Grenzen liegen

Typische Aufgaben sind Terminanfragen, Rückrufbitten und Antworten auf häufige Fragen, etwa zu Öffnungszeiten oder Leistungen. IONOS nennt das Filtern und Weiterleiten von Anrufen und Antworten auf Basis eigener hochgeladener Unterlagen; Terminbuchung gibt es dort ab dem mittleren Tarif. fonio wirbt damit, dass der Assistent mit deinem Kalender verbunden freie Zeiten prüft und Termine einträgt.

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg hat die Einführung eines solchen Assistenten in einem Hörakustikbetrieb begleitet. Laut Bericht konnte das Team Beratungen ohne Unterbrechung führen, und Anfragen lagen gleich geordnet vor. Als Nachteile nennt der Bericht den Aufwand für Einrichtung und Training, weil die KI die Fachbegriffe des Betriebs sicher unterscheiden muss, die nötige Sorgfalt beim Datenschutz und dass Kunden den Assistenten nur annehmen, wenn die Stimme verständlich und natürlich klingt.

Die wichtigste Grenze: Ein Sprachmodell kann sich irren. Die Datenschutzkonferenz, also die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, verlangt, Ergebnisse von KI-Anwendungen kritisch zu hinterfragen, und weist darauf hin, dass Anbieter von Sprachmodellen selbst klarstellen, dass deren Texte keinen Anspruch auf Richtigkeit haben. Am Telefon heißt das: Die KI kann einen Namen falsch verstehen, eine Hausnummer verdrehen oder eine falsche Auskunft geben. Für Notfälle wie einen Wasserschaden kann der Assistent laut IONOS anhand von Stichworten wie „Notfall“ oder „Wasserschaden“ sofort an eine hinterlegte Notfallnummer weiterleiten. Das klappt aber nur, wenn du diese Regeln einrichtest und unter der Nummer jemand rangeht.

Unsere Einordnung: Starker Dialekt, Baustellenlärm oder eine schlechte Handyverbindung können die Spracherkennung zusätzlich stören. Belastbare Zahlen dazu für deutsche Dialekte haben wir nicht gefunden. Teste den Assistenten deshalb vor dem Start mit eigenen Anrufen. Ein KI-Chatbot auf der Website oder bei WhatsApp funktioniert übrigens nach demselben Prinzip, nur ohne Spracherkennung und Sprachausgabe; fonio verkauft beides als getrennte Produkte.

Was ein KI-Telefonassistent kostet: drei Preismodelle

Die Anbieter rechnen sehr unterschiedlich ab. Drei Beispiele von Anbietern auf dem deutschen Markt mit veröffentlichten Preisen (geprüft am 18. Oktober 2026):

Pro Anruf: IONOS verlangt im Tarif Flex 39 Euro im Monat mit 30 Anrufen, danach 0,49 Euro je Anruf. Flex Pro kostet 69 Euro mit 100 Anrufen und Terminbuchung, danach 0,39 Euro je Anruf. All-Flat Advanced kostet 99 Euro mit allen Anrufen. Die Preise gelten inklusive Mehrwertsteuer. Alle drei Tarife sind laut IONOS monatlich kündbar; das Kleingedruckte weist aber darauf hin, dass Angebote teils von Mindestvertragslaufzeiten abhängen. Wie lang ein Gespräch dauert, spielt bei diesem Modell keine Rolle.

Minutenkontingent: fonio, ein Anbieter aus Wien, berechnet für den Tarif Solo 119 Euro im Monat bei monatlicher Zahlung oder 99 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung. Enthalten sind 1000 Minuten und eine Telefonnummer, es läuft immer nur ein Anruf gleichzeitig. Der Tarif Team kostet 359 beziehungsweise 299 Euro mit 3600 Minuten und drei gleichzeitigen Anrufen. Sind die Minuten verbraucht, bucht fonio automatisch Pakete zu 15 Euro für 100 Minuten dazu. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Monatspaket nach Betriebsgröße: HalloPetra, ein Anbieter speziell fürs Handwerk, verlangt 99 Euro im Monat für Einzelkämpfer, 199 Euro für Betriebe mit 1 bis 10 und 499 Euro für 10 bis 50 Mitarbeitende. Ein Minutenkontingent ist enthalten. Jede angefangene Minute zählt als volle Minute, Zusatzminuten kosten je nach Tarif 0,20 bis 0,30 Euro. Ob die Preise netto oder brutto gelten, steht auf der Preisseite nicht. Beim Monatsplan gibt es laut Anbieter keine Mindestlaufzeit.

Unsere Rechnung für einen kleinen Betrieb mit 80 Anrufen im Monat: Bei IONOS Flex wären das 39 Euro plus 50 mal 0,49 Euro, zusammen 63,50 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Bei fonio Solo blieben es 119 Euro netto, solange die 1000 Minuten reichen. Achte beim Vergleich auf Mehrwertsteuer, Vertragslaufzeit, Abrechnung pro Anruf oder pro angefangener Minute und darauf, was passiert, wenn das Kontingent aufgebraucht ist.

Welche Regeln in Deutschland und der EU gelten

Hinweis auf die KI: Seit dem 2. August 2026 gilt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Nach Absatz 1 müssen Anbieter KI-Systeme, die direkt mit Menschen kommunizieren, so bauen, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, es sei denn, das ist offensichtlich. Laut EU-Kommission muss dieser Hinweis von Beginn der ersten Interaktion an klar und gut erkennbar sein. Die Pflicht richtet sich nach dem Wortlaut an den Anbieter, also das Unternehmen, das den Assistenten entwickelt und anbietet. Unsere Einordnung: Prüfe trotzdem, ob die Ansage am Anfang eingeschaltet ist. Eine natürlich klingende KI-Stimme ist am Telefon selten offensichtlich als KI zu erkennen.

Aufzeichnung: Nach § 201 des Strafgesetzbuchs macht sich strafbar, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Die Datenschutzkonferenz hat 2018 beschlossen, dass das Aufzeichnen von Telefongesprächen in aller Regel nur mit Einwilligung des Gesprächspartners zulässig ist. Der Anrufer muss vor der Aufnahme gefragt werden und aktiv zustimmen, etwa durch ein gesprochenes „Ja“ oder einen Tastendruck. Nur eine Widerspruchsmöglichkeit anzubieten und dann weiterzusprechen, reicht nicht. Ob überhaupt aufgezeichnet wird, ist je nach Dienst verschieden: IONOS schreibt, Gespräche würden nur kurz im Arbeitsspeicher verarbeitet, Audio werde nicht gespeichert, übrig bleibe eine Textzusammenfassung. HalloPetra gibt an, Audio und Transkripte verschlüsselt auf Servern in Frankfurt zu speichern. Frag also vor dem Start genau nach.

Datenschutz: Setzt du für deinen Betrieb einen KI-Dienst eines externen Anbieters ein, besteht laut Datenschutzkonferenz häufig eine Auftragsverarbeitung. Dann musst du mit dem Anbieter einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO schließen. Die IHK München nennt außerdem die Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO und den Eintrag ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Die IT-Recht Kanzlei empfiehlt für Telefonassistenten eine eigene Unterseite mit Datenschutzhinweisen auf deiner Website.

Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu deinem Fall helfen Handwerkskammer, IHK oder eine Datenschutzberatung.

Beispiel: ein Vormittag im Heizungsbetrieb

So kann das im Alltag aussehen. Das Beispiel ist ausgedacht, aber typisch: Ein Heizungsbauer mit vier Leuten ist morgens auf zwei Baustellen, im Büro sitzt niemand. Er hat eingestellt, dass Anrufe an den KI-Assistenten gehen, wenn niemand rangeht.

Um 8:10 Uhr ruft eine Kundin an, ihre Heizung bleibt kalt. Der Assistent meldet sich mit dem Firmennamen und dem Hinweis, dass hier eine KI spricht. Er fragt nach Adresse, Heizungsart und ob Wasser austritt. Weil sie verneint, nimmt er eine Rückrufbitte auf und bestätigt sie. Kurz darauf meldet ein Hausverwalter Wasser im Keller. Das Stichwort ist als Notfall hinterlegt, der Assistent leitet sofort auf das Handy des Meisters weiter. Ein dritter Anrufer will nur wissen, ob der Betrieb auch Wärmepumpen einbaut. Das beantwortet der Assistent aus den hinterlegten Unterlagen.

In der Mittagspause liest der Meister die Zusammenfassungen auf dem Handy. Bei der Kundin wurde die Hausnummer falsch verstanden; er merkt es beim Rückruf. Genau deshalb bleibt die Kontrolle bei dir: Der Assistent nimmt dir das Abheben ab, nicht die Verantwortung.